MENU

Ervaren secretaresse

Omschrijving

Werkzaamheden

  • Diverse secretariële werkzaamheden voor de directeur en teamleiders Onderbouw, Bovenbouw en ISK zoals agendabeheer, postbehandeling en notuleren.
  • Het afhandelen van ingaande en uitgaande informatiestromen, per post, e-mail, telefonisch.
  • Het verzorgen van interne en externe correspondentie naar eigen inzicht.
  • Het voorbereiden (eten reserveren, opstellen (concept)agenda, completeren en verzenden vergaderstukken) en notuleren van vergaderingen, horizontale overleggen MR, MT vergaderingen, maar ook agendastukken verzamelen voor de MR vergaderingen die opgeleverd
    dienen te worden door MT/directie en het bewaken van de voortgang en afdoening van besluiten en afspraken. Tevens verslagleggen van bijgewoonde gesprekken tussen leidinggevenden en personeelsleden.
  • Assisteren bij dagelijkse activiteiten (schoolbreed, hands-on) en bij personeelsbeheer, zoals personeelsmutaties verwerken, bevestigingsbrieven versturen, aanhangsels opmaken, arbeidsovereenkomsten uitwerken, managementinformatie genereren, reacties op
    vacatures verwerken en kandidaten uitnodigen, uitleg geven aan personeelsleden m.b.t. CAO VO, werkgeversverklaringen opstellen, studieovereenkomsten opstellen, verzorgen van aanzeggingen etc.

 
Administratief, organisatorisch en inhoudelijk ondersteunen door:

  • Opstellen en up to date houden van documentatie (gidsen, jaarplanning, kwaliteitsbeleidsdocumenten, regelingen e.d.) door het redigeren van, doen van voorstellen en op aanwijzing van verwerken van wijzigingen in de documentatie.
  • Het vertalen van algemene aandachtspunten of afspraken, waaronder de kwaliteitsagenda, voor wat betreft de planning in concrete acties en activiteiten, bewaken van de voortgang en rappelleren waar nodig.
  • Opstellen van de jaarplanning, deze actueel houden, voortgang bewaken en rappelleren waar nodig.
  • Het opstellen (of voorstellen doen) van correspondentie voor leerlingen/ouders/personeel, zoals (nieuws)brieven, brochures etc.
  • Leveren van suggesties voor de verbetering van procedures, documentatie en werkwijzen.
  • Inspringen waar nodig binnen de organisatie (bijv. vanwege onderbezetting).
  • Coördinatie zij instroom met overige VO scholen en hun coördinatoren.
  • Overzicht subsidies bijhouden en bewaken verantwoordingstermijnen, correspondentie richting Gemeente en overige instellingen die de subsidies verstrekken.
  • Controle uitoefenen op facturen.
  • Bijhouden en indien mogelijk afhandeling correspondentie uit diverse mailboxen.
  • Meldingen doorvoeren in leerlingvolgsysteem.
  • Ondersteuning bij interne projecten (o.a. afspraken inplannen).
  • Op basis van aangeleverde input nieuwsbrieven opstellen (medewerkers en ouders). Deadlines aangeven.
  • Nieuwe medewerkers op eerste dag ontvangen en wegwijs maken
  • Organiseren van bijeenkomsten (uitnodigingen versturen, catering, locatie)
  • Assisteren bij HR-processen zoals werving en selectie, personeelsadministratie.
  • Coördineren en samenstellen van nieuwsbrieven met relevante informatie voor verschillende doelgroepen binnen de organisatie: personeel, ouders en leerlingen.
  • Ondersteuning bieden bij het beheer van sociale media-accounts en de website, inclusief het plaatsen van updates en evenementen om de zichtbaarheid en betrokkenheid te vergroten.
  • Meldingen doorvoeren in leerlingvolgsysteem (SomToday).
     

Eisen

Wat breng jij mee?
  • MBO/HBO werk- en denkniveau en aantoonbare ervaring met werken in het voortgezet onderwijs, waardoor je bekend bent met de cyclus van een schoolorganisatie en de CAO VO. Je kunt zo in de rijdende trein stappen.
  • Je biedt als accuraat persoon niet alleen management- en secretariële ondersteuning aan directie, maar bent ook hun steun en toeverlaat. Je bent een organisatietalent pur sang en ‘leest’ de bestuurlijke agenda. Je bent iemand die signaleert en prioriteert m.b.t. het ophalen en aanleveren van informatie. Het is hierin van belang dat je in staat bent zelfstandig afwegingen te maken wat in overleg afgehandeld dient te worden en wat niet.
  • Je bent iemand met groot verantwoordelijkheidsgevoel en vindt het van nature prettig om te ondersteunen en te ontzorgen. Je bent bereid om elkaar te vervangen of taken van elkaar over te nemen wanneer dit nodig is.
  • Uitstekende beheersing van Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel en Outlook).
  • Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal.

Arbeidsvoorwaarden

Wat bieden wij?
Je komt terecht in een dynamisch en gezellig team, waar samenwerking en collegialiteit centraal staan. Geniet van lekkere koffie, gratis fruit, vrij parkeren of een oplaadpunt voor je elektrische fiets, en profiteer van ruim 11 weken vakantie per schooljaar.
Niet geheel onbelangrijk salarisinschaling conform de cao voortgezet onderwijs (VO) in schaal 6 ( euro 2252,00 tm euro 3257,00) met tijdelijke arbeidsmarktoelage van EUR 210 obv full time aanstelling.

Het betreft een benoeming voor bepaalde tijd met zicht op een vaste aanstelling.
Wij bieden een prettige werkomgeving, 8% vakantietoeslag, 8,3% eindejaaruitkering, extra eindejaarsuitkering bij een normbetrekking van €1200 per jaar, scholingsbudget conform CAO VO, fietsplan en gratis gebruikmaken van de fitnessruimte op schooldagen.

Wat gaan wij doen met jouw interesse?
Als wij jouw interesse hebben gewekt, nodigen wij je zeker uit te solliciteren (vanwege de administratieve afhandeling kan dat alleen via Meesterbaan).
 

  • Salaris: schaal 6

Vacature

  • Functietitel: Ervaren secretaresse
  • Plaatsingsdatum: 2024-04-16
  • Met ingang van: In overleg
  • Dienstverband: Tijdelijk met uitzicht op vast
  • FTE: 0,8

Over SG Panta Rhei Amstelveen

  • Naam school: SG Panta Rhei Amstelveen
  • Contactpersoon: Monique van der Post
  • Plaats: Amstelveen
  • Sector: Voortgezet onderwijs
  • Website: http://www.sgpantarhei.nl

Sollicitatieinformatie

Wil je meer informatie over de vacature dan mag je ook contact opnemen met Monique v.d. Post bereikbaar op 020-5032121 of via mvanderpost@sgpantarhei.nl
Bij voldoende reacties behouden wij ons het recht voor om de vacature eerder te sluiten.