Ervaren secretaresse

Omschrijving

Werkzaamheden
Als secretaresse op Futuris ben je verantwoordelijk voor de organisatorische voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen. Je stelt conceptagenda’s op op basis van ingekomen stukken en het verslag van de vorige vergadering, en vult deze aan met onderwerpen
van de jaarplanning. Je handelt actiepunten af, bewaakt de voortgang van planningen en gemaakte afspraken, en attendeert anderen hierop. Tevens regel je vergaderruimtes, zowel in samenspraak met de roostermaker als zelfstandig.

In je rol beheer je de agenda van de directeur, maak je afspraken en handel je de ingaande en uitgaande informatiestromen af via post, e-mail en telefoon. Je signaleert urgente poststukken en zorgt voor de aanvullende informatie die nodig is voor de afwikkeling
van de correspondentie, en concipieert brieven op basis van verzamelde en bewerkte informatie.

Verder organiseer je bijeenkomsten, inclusief het bestellen van lunches en bloemen, en verstuur je verjaardagskaarten naar medewerkers. Je leidt nieuwe medewerkers rond binnen de school en bent betrokken bij het samenstellen van de personeels- en oudernieuwsbrieven
van de school, waarbij je input verzamelt, opmaakt en verspreidt.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen van de directie, medewerkers en externen over algemene zaken betreffende de school. Daarnaast beheer je desgevraagd de kleine kas en oefen je controle uit op facturen, houd je diverse mailboxen bij en handel je meldingen
in het leerlingvolgsysteem (SomToday) af.

Eisen

Wat breng jij mee?

• We zijn op zoek naar een secretaresse met MBO/HBO werk- en denkniveau en aantoonbare ervaring. Ervaring in het (voortgezet) onderwijs is een pré.
• Als nauwkeurig en accuraat persoon bied je niet alleen management- en secretariële ondersteuning aan de directie, maar ben je ook hun steun en toeverlaat. Je bent een organisatietalent pur sang met een scherp oog voor de agenda van de directeur. Actief signaleer en prioriteer je bij het verzamelen en aanleveren van informatie, en je kunt zelfstandig beoordelen welke zaken in overleg moeten worden afgehandeld en welke je zelf kunt oppakken.
• Je hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en vindt het van nature prettig om anderen te ondersteunen en te ontzorgen. Daarnaast ben je bereid om elkaar te vervangen of taken over te nemen wanneer dat nodig is.
• Je hebt een uitstekende beheersing van Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel en Outlook) en ervaring met WIS en SomToday is een pré. Verder beschik je over uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal.
• Flexibiliteit en een proactieve houding zijn essentieel in deze rol. Je bent in staat om snel beslissingen te nemen, wat bijdraagt aan een soepel verloop van de werkzaamheden binnen ons team.

Arbeidsvoorwaarden

Wat bieden wij?
Je komt terecht in een dynamisch en gezellig team waar samenwerking en collegialiteit centraal staan. Geniet van lekkere koffie, gratis fruit, vrij parkeren of een oplaadpunt voor je elektrische fiets, en profiteer van ruim 11 weken vakantie per schooljaar.

Niet onbelangrijk: salarisinschaling conform de cao voortgezetonderwijs (VO) in schaal 5 t/m 8 (€2.201,87 tot €4.055,00), met een tijdelijke arbeidsmarkttoelage van €210 op basis van een fulltime aanstelling.

Het betreft een benoeming voor bepaalde tijd met zicht op een vaste aanstelling. Wij bieden een prettige werkomgeving, 8% vakantietoeslag, 8,3% eindejaaruitkering, extra eindejaarsuitkering bij een normbetrekking van €1200 per jaar, scholingsbudget conform CAO VO, fietsplan en gratis gebruik van de fitnessruimte op schooldagen.

• Salaris: OOP 5 t/m 8

Vacature

• Functietitel: Ervaren secretaresse
• Plaatsingsdatum: 2024-09-30
• Met ingang van: z.s.m.
• Dienstverband: Tijdelijk met uitzicht op vast
• FTE: 0,6-0.8 fte

Over Futuris

• Naam school: Futuris
• Contactpersoon: C. van Benten
• Plaats: Amstelveen
• Sector: Voortgezet onderwijs
• Website: http://www.sgpantarhei.nl

Sollicitatieinformatie

Wat gaan wij doen met jouw interesse?
Als we je interesse hebben gewekt, nodigen we je van harte uit om te solliciteren. We kijken uit naar je CV en motivatiebrief! Vanwege de administratieve afhandeling kan dat momenteel alleen via Meesterbaan.

Wil je meer informatie over de vacature?
Neem dan contact op met ons via personeelszaken@sgpantarhei.nl, of bel naar 020-5032121.
Bij voldoende reacties behouden wij ons het recht voor om de vacature eerder te sluiten.